Design-Briefing: Warum es Vorteile für alle Seiten bringt
Wir alle wünschen uns strukturierte Prozesse und professionelle Zusammenarbeit. Ein Design-Briefing und die Bereitschaft zu mehr Transparenz können zu einer erfolgreichen Auftragsabwicklung maßgeblich beitragen.
Wer mich kennt, weiß, ich bin da, um auszuloten, zu vermitteln, Konsens zu schaffen. Mir ist es wichtig, dass Zusammenarbeit gut funktioniert. Ich habe einige Jahre auf der Auftraggeberseite gearbeitet, bevor ich in den Dienstleistungsbereich gewechselt bin, zuerst angestellt, dann selbstständig. Man tendiert dazu, diese Seiten sehr klar zu trennen, wobei ich der Meinung bin, dass sich die beiden Bereiche mehr vermischen, als uns manchmal bewusst ist. Bin ich zum Beispiel als Dienstleisterin für einen Kunden tätig und beauftrage einen Subunternehmer, werde ich automatisch zur Auftraggeberin und befinde mich also auf beiden Seiten gleichzeitig. Das bewusst wahrzunehmen und beide Umfelder zu kennen, bietet wertvolle Einblicke und erzeugt ein natürlich gewachsenes Verständnis, dem man sich in der Theorie vermutlich nur im Ansatz annähern kann. Wo wir miteinander beruflich zu tun haben, vergessen wir nur all zu schnell darauf, dass wir Menschen sind. Wir versuchen zwar, unsere privaten Themen nicht mit ins Büro zu nehmen, aber es gelingt nur in den seltensten Fällen, zumal wir unsere Erfahrungen und Wünsche, unsere Erfolge und Misserfolge, unsere Werte und Bedürfnisse immer in unserem Innersten dabei haben. Wir streben nach Anerkennung und wollen erfolgreiche Entscheidungen treffen. Wenn etwas nicht funktioniert, brauchen wir ein Ventil. Es ist häufig die andere Seite, die nicht versteht, was wir wollten, zu viel fordert oder zu teuer ist, zu wenig genau erklärt hat oder zu langsam ist.
Wir können es natürlich dabei belassen, sagen, dass es eben so ist, uns nicht weiter damit befassen und beim nächsten Mal wieder in der gleichen Schleife landen. Oder wir unternehmen etwas. Kleine, respektvolle Schritte sind hier bereits ausreichend. Auftragsarbeiten sind herausfordernd und spannend und fordern viel Gespür für das Gegenüber. Und zwar von beiden Seiten. Meist finden sie unter Zeitdruck statt und da passiert es schon mal, dass das Verständnis für die Situation der anderen Person gänzlich ausgeschaltet wird. Als Auftraggeber ist man häufig damit konfrontiert, dass Termine sehr knapp beieinander liegen, in letzter Sekunde eine neue Idee geboren wird, eine rasche Änderung benötigt wird oder das Foto doch nicht so gut passt und daher schnell eine Illustration her muss. Als Dienstleister stellt man an sich selbst die Anforderung, das Beste abzuliefern, zufriedene Kunden zu haben und im Endeffekt für die eigene Leistung entsprechend geschätzt zu werden, was sich einerseits durch Folgeaufträge und andererseits durch Weiterempfehlungen zeigt, im ersten Moment aber hauptsächlich auch über ein angebrachtes Honorar sichtbar wird.
Professionelle Herangehensweise
Wie können wir nun dafür sorgen, dass beide Interessen möglichst gut gewahrt werden, der Auftrag zur Zufriedenheit beider Seiten durchgeführt wird und dabei ein gutes Miteinander herscht? Alles beginnt natürlich mit einer respektvollen Kommunikation. So wie ich selbst behandelt werden möchte, so behandle ich auch andere. Darüber hinaus empfiehlt sich für jeden Auftrag eine professionelle Auftragsklärung in Form eines Design-Briefings. Wird ein Auftrag gestartet, ohne vorher konkret abzuklären, wohin die Reise gehen soll, kann es gut sein, dass aneinander vorbei geredet wird, ohne es zunächst zu merken.
Eine ideale Vorgehensweise, die für jede Art von Zusammenarbeit und jeden Auftraggeber passt, gibt es meiner Meinung nach nicht. Aber es steht uns frei, ein sinnvolles und professionelles Grundgerüst zu haben, das wir je nach Situation und Ziel umgestalten können. Je nach Anfrage sind wir hier als Kreative gefordert, die Briefing-Vorlage den Umständen entsprechend anzupassen, uns also wertvolle Fragen zu überlegen, die uns einerseits helfen, die Vorstellungen des Kunden besser zu verstehen und andererseits klarer abzugrenzen, welchen Aufwand wir einplanen müssen. Als Auftraggeber können wir dieses Briefing dazu nutzen, ehrlich mit uns selbst abzuklären, wie konkret unsere Vorstellungen bereits sind. Welche Fragen können ad hoc beantwortet werden, wo gibt es noch offene Punkte? Kann ich meine Idee, die ich im Kopf habe, verständlich in Worte fassen? Es gibt viele Designer und Illustratoren, die mit einem guten Gespür an die Arbeit gehen und Vieles antizipieren können, dennoch muss mir als Auftraggeber bewusst sein, dass bei Punkten, die nicht besprochen wurden, später eher Unklarheiten oder Mehrauwand auftreten können.
Warum ein Design-Briefing, wenn ich doch nur eine Zeichnung brauche?
Ein Illustrations-Auftrag ist meist nicht leicht in ein Schema zu pressen. Es gibt oft viele Unbekannte und Variablen und die Kunst ist es vermutlich, diese auf ein Minimum zu reduzieren, um sich nicht zu verlaufen. Bei einer neuen Anfrage ist es zunächst grundsätzlich empfehlenswert, miteinander zu telefonieren oder sich persönlich zu treffen. Hier können die ersten Eckdaten bereits geklärt werden und ein Gefühl für den Auftrag entwickelt werden. Meist ist es allerdings so, dass noch weitere Fragen auftauchen, wenn man das Gespräch in Ruhe Review passieren lässt und sich erste Gedanken zum Thema gemacht hat.
Zunächst ist es also hilfreich, die handschriftlichen Notizen in eine strukturierte Form zu bringen. Dazu bietet sich ein vorgefertigtes Briefing-Template an. Während des Ausfüllens wird sehr schnell deutlich, wo noch Lücken sind, ob es Fragen gibt, die für den Auftrag nicht relevant sind oder umgekehrt, ob noch weitere Fragen hinzugefügt werden müssen. Das vorausgefüllte Formular wird dann im Idealfall an den Auftraggeber übermittelt. Es dient zum Einen als Zusammenfassung des Erstgesprächs und lässt zum Anderen für beide Parteien klar erkennen, wo noch Klärungsbedarf herrscht. Der Auftraggeber ist dadurch angehalten, sich noch einmal konkrete Gedanken zu machen und kann gleichzeitig überprüfen, ob die bereits ausgefüllten Stellen, die eigenen Angaben auch richtig widerspiegeln. Man mag im ersten Moment dazu tendieren, so rasch wie möglich zu starten und dem schriftlichen Hin und Her nicht so viel Aufmerksamkeit zu geben. Doch erfahrungsgemäß ist diese Zeit für alle Beteiligten gut investiert. Denn gerade bei Illustrationen gibt es einige wichtige Details, die das Erscheinungsbild beeinflussen. Zunächst muss natürlich geklärt werden, welcher Stil eingesetzt werden soll, aber es geht beispielsweise auch darum, ob eine bestimmte CI-Linie oder ein Farbschema eingehalten werden müssen. Es ist wichtig zu wissen, wo es konkrete Vorgaben gibt und in welchen Fällen kreative Freiheit gewünscht oder gar gefordert wird. Ob es Referenzen gibt, welches Zielpublikum angesprochen werden soll und ob die Illustration in einer gedruckten Publikation oder digital verwendet wird, etc.
So könnte zum Beispiel eine Vorlage für ein Design-Briefing aussehen.
Fazit
Wenn wir das Arbeitsumfeld des anderen nicht kennen, fällt es uns häufig schwer, abzuschätzen, was wieviel Aufwand verursacht oder welche Informationen benötigt werden. Und wir neigen dazu, betriebsblind zu sein, was unsere berufseigene Terminologie betrifft. Um Missverständnissen vorzubeugen, ist es hilfreich, unser Bewusstsein diesbezüglich zu schärfen. Und ganz egal in welchem Bereich wir tätig sind, wenn wir uns nach guten beruflichen Beziehungen sehnen, ist es wichtig, Bereitschaft zu einem transparenten Prozess zu zeigen, die menschlichen Aspekte immer bewusst wahrzunehmen, respektvoll miteinander umzugehen und öfter auch einfach nur durchzuatmen. Selbst wenn alles bis ins kleinste Detail strukturiert ist, kann es zu unvorhergesehenen Änderungen kommen. Im besten Fall ist im Angebot definiert, wie mit Zusatzaufwand zu bestimmten Stadien des Projektes umgegangen wird. Und häufig lassen sich einzelne Parameter auch verschieben, wenn notwendig. Schwierig wird es nur, wenn es zu Beginn gar keine Rahmenbedingungen gibt. Das Design-Briefing kann uns daher eine wertvolle Stütze sein. Es macht unsere Prozesse und Ideen durchsichtiger, liefert alle Eckdaten, die wir für die Erstellung eines aussagekräftigen Angebots brauchen und begleitet uns durch den gesamten Auftrag.
Unter idealen Bedingungen läuft alles reibungslos, gefordert sind wir dann, wenn außergewöhnliche Umstände auftreten. Genau in diesen Fällen ist es oft am schwierigsten partnerschaftlich zu denken und sich in die Situation des Gegenübers zu versetzen. Wenn allerdings von vorne herein von beiden Seiten eine professionelle, menschliche Kommunikation gepflegt wird, ist es in den meisten Fällen deutlich einfacher, auch in herausfordernden Zeiten eine gute Basis zu finden.
Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für beiderlei Geschlecht.
