Ist dein Posteingang einfach nur voll? Oder markierst du – in der Hoffnung den Überblick besser zu bewahren – die wichtigsten E-mails, nur um dann entsetzt festzustellen, dass es eigentlich mehr rote Fähnchen gibt als keine? Sind es wirklich lauter aktuelle Nachrichten oder stapeln sich da auch ältere? Fühlt sich das gut an oder eher zu viel?

Du hast vermutlich mehrere Mail-Accounts. Ich richte mich mit diesen Fragen hauptsächlich an den Posteingang, der dir am meisten Stress bereitet. Sehr häufig bezieht sich das vor allem auf den beruflichen Alltag. Es fühlt sich vielleicht einfach viel an, weil da wirklich viel ist. Weil deine Augen richtig viel zu sehen bekommen. Entsprechend geht es dir vermutlich auch. Du hast eventuell den Eindruck zu viel zu tun zu haben und zu wenig davon zu schaffen. Das kann unglaublich stressig sein.

Schwung umkehren

Ist dir bewusst, dass das, was wir tagtäglich sehen, auch Auswirkungen auf unser inneres Stresslevel hat? Vielleicht denkst du aber auch, ein voller Posteingang bedeutet viel Aktivität und ist gleichgesetzt mit guter Leistung? Ist dir auch klar, dass dein Kopf dabei ständig auf Hochbetrieb arbeitet, um aus allem, was du da siehst, zu filtern, was gerade wirklich Priorität hat? Du kannst das zwar gut, aber unbewusst jonglierst du eventuell trotzdem mit allem, von dem du weißt, es ist da unten irgendwo und du darfst es ja nicht vergessen. Möchtest du diese Kapazitäten vielleicht an die Technik auslagern und dann selbst anders nutzen?

Dynamik erkennen

Du kannst zum Beispiel E-mails mit noch nicht erledigten Aufgaben in einen To-Do-Ordner verschieben und mit einer Erinnerung versehen. Und zwar markiert für den Zeitpunkt, wo du dann auch wirklich den Kopf dafür hast. In deinem Posteingang sind dann nur ganz aktuelle E-mails. Das hilft dir vielleicht, dich präziser auf das Tagesgeschehen zu konzentrieren. Mails, die erledigt sind, kannst du in dafür vorbereitete Ordner verschieben. Newsletter und andere Infos kannst du ebenfalls in einen eigenen Ordner legen. Oft ist es ja so, dass wir nicht sofort Zeit haben, sie zu lesen. Aber wenn wir dann zum Beispiel im Zug sitzen oder auf einen Termin warten, können wir den Ordner öffnen und uns einen passenden Artikel rauspicken. Ansätze gibt es hier viele. Du brauchst danach nur zu googeln. Was genau für dich richtig ist, weißt du selbst am besten.

Ich habe für mich selbst herausgefunden, dass es ruhig ein dynamischer Prozess sein darf. Es gibt Zeiten, da ist sehr viel los und viele E-mails sind dann manchmal erst halb erledigt und ich zögere, was ich mit ihnen machen soll. Oft bleiben sie dann einfach im Posteingang und dann passiert, was ich oben beschrieben habe. Ich weiß, da ist noch etwas, aber ich habe längst vergessen, was genau zu tun ist und irgendwie komme ich dann – zunächst noch unbewusst – in einen Zustand von Unruhe, der sich dann aber früher oder später zu einem Hilfe-wie-soll-sich-das-alles-ausgehen-Zustand entwickelt. Insofern habe ich mir angewöhnt, in regelmäßigen Abständen meinen Posteingang zu leeren. Mails zu verschieben, alles was halboffen ist, auch zu verschieben und wenn nötig mit einer Erinnerung zu versehen oder auf meine To-Do-Liste zu schreiben. Dieses Aufräumen versuche ich wenn möglich täglich, es gelingt mir aber nicht immer. Auch ok.

Luft machen

Allein ein klares Bewusstsein darüber, was dir diesbezüglich gut tut, hilft dir, Energie freizuschaufeln für die wirklich wichtigen Dinge. Und dieses verzerrte Bild, dass die Anzahl der Mails etwas mit dem zu tun hätte, wie produktiv wir sind, löst sich sehr schnell in Luft auf, wenn du einen Prozess für dich gefunden hast, der funktioniert. Denn am produktivsten sind wir meist, wenn es uns gut geht und wir das Gefühl haben, den Überblick zu haben. Für andere kann deine Struktur chaotisch wirken, es geht rein darum, wie du dich damit fühlst. Wenn du dich aktuell gerade nicht wohlfühlst, versuche rauszufinden, woran es liegt.

In unserem Alltag sind wir jedenfalls oft sehr gefordert. Wir versuchen zwischendurch immer wieder uns zu entspannen, Auszeiten zu nehmen, gut auf unsere Ernährung zu achten. All das ist sehr wichtig und tut uns wirklich gut. Oft sind es aber auch die vermeintlichen Kleinigkeiten, die uns mehr abverlangen, als uns im ersten Moment bewusst ist. Wie das für jeden Einzelnen gelagert ist, ist natürlich sehr individuell. Wenn dein Ziel ist, dich generell entspannter zu fühlen, hilft es dir vielleicht ein paar zunächst nebensächlich scheinende Punkte in deinem Alltag neu zu strukturieren. Du wirst merken, sie sind alle wie kleine Zahnrädchen, die wirklich gerne zusammenarbeiten wollen.